Jak prawidłowo rozliczyć podatek z Niemiec?

Oczywiście najważniejszym pytaniem obok wysokości zwrotu będą kwestie związane z prawidłowością deklaracji podatkowej. Rozliczenie dochodu z Niemiec różni się od tego, które wykonuje się w naszym kraju. W sytuacji przerw w zatrudnieniu, Fiskus w Niemczech może dopytywać co działo się w tym okresie. Trzeba więc będzie wykazać wszystkie osiągnięte dochody i świadczenia, w tym także te osiągnięte w Polsce. Temat nieco bardziej rozszerzamy niżej. 

Osoby, które pracowały u naszych zachodnich sąsiadów, w większości przypadków mogą złożyć deklarację podatkową w Niemczech. Jednak w niektórych sytuacjach będą one zobowiązane do rozliczenia. Będzie to dotyczyło np. osób będących na trzeciej klasie podatkowej. W takim przypadku zeznanie powinno trafić do urzędu do 31 lipca każdego roku. Z uwagi na aktualną sytuację epidemiologiczną, okres rozliczenia został wydłużony do 31 października 2021. Jeżeli termin nie zostanie dotrzymany, podatnicy mogą spodziewać się wezwania z Finanzamt. Więcej na temat konsekwencji związanych z brakiem rozliczenia podatku można znaleźć na naszym blogu. 

Żonaci często pytają, czy zeznanie podatkowe z żoną zawsze będzie korzystne. Tę kwestię szczegółowo opisaliśmy w naszym innym tekście. 

Wśród osób ubiegających się o zwrot podatku z Niemiec krąży również wiele opowieści. Nie we wszystko należy wierzyć. Kwestię najczęściej powtarzanych mitów związanych ze złożeniem deklaracji i odzyskaniem podatku z Niemiec już poruszaliśmy. O dziewięciu najczęściej powtarzających się mitach dotyczących rozliczenia przeczytasz na blogu. 

Nasze biuro oczywiście pomoże Ci prawidłowo rozliczyć się i uzyskać zwrot podatku z Niemiec. 

Do ilu lat wstecz mogę starać się o zwrot podatku z Niemiec?

Niektórzy dowiadują się o możliwości otrzymania zwrotu podatku z Niemiec po czasie. W związku z tym jednym z częściej zadawanych pytań jest to o możliwość rozliczenia wstecz. Z niemieckim urzędem skarbowym podatek można rozliczyć do czterech lat wstecz. Obecnie istnieje więc możliwość złożenia deklaracji podatkowej w Niemczech za 2020, 2019, 2018 oraz 2017 rok. Oczywiście nie będzie dotyczyło to osób zobowiązanych do złożenia deklaracji podatkowej. Niezależnie od tego, czy jest obowiązek rozliczenia czy nie zachęcamy, żeby nie zwlekać. Zwrot podatku będzie zazwyczaj satysfakcjonującą kwotą. Oczywiście zdarza się także, że złożenie deklaracji podatkowej nie będzie skutkowało zwrotem podatku. Tutaj pisaliśmy o przyczynach braku zwrotu podatku z Niemiec po rozliczeniu.

Jakie dokumenty będą potrzebne do rozliczenia?

Podstawowym dokumentem do rozliczenia w Niemczech jest tzw. Besondere Lohnsteuerbescheinigung. Jest on odpowiednikiem polskiego PIT-11. Zatem  nietrudno się domyślić, zwrot podatku z Niemiec okaże się niemożliwy bez tego dokumentu. W tym miejscu pewnie wielu zada sobie pytanie, skąd wziąć powyższy Lohnsteuerbescheinigung. Wydanie wymienionego dokumentu to obowiązek każdego pracodawcy. Powinien on być wystawiony najpóźniej do 28 lutego roku następnego. 

Besondere Lohnsteuerbescheinigung nie otrzymają jednak:

• pracownicy, których podatek dochodowy odprowadzany jest ryczałtowo,
• osoby otrzymujące renty i emerytury,
• przedsiębiorcy prowadzący tzw. Gewerbe.

Więcej informacji na temat Lohnsteuerbescheinigung można znaleźć na naszym blogu. 

Kolejnym dokumentem jest zaświadczenie UE-EOG z polskiego urzędu skarbowego. Wspomniany tu druk wykazuje dochody osiągnięte za granicą. Zaświadczenie wystawiane jest na wniosek przez polski urząd skarbowy. W wielu przypadkach wydawany jest od ręki, jednak często trzeba poczekać 7 dni roboczych. Warto wziąć to pod uwagę, gdy będziesz kompletował dokumenty do rozliczenia podatku. Opłata za wystawienie wymienionego zaświadczenia wynosi 17 złotych. Należy tu wspomnieć, że dokument dotyczy konkretnego roku rozliczeniowego, a więc nie ma terminu ważności. O zaświadczeniu UE-EOG także pisaliśmy już na naszym blogu.

Do dokumentacji powinno się również dołączyć świadczenia z tytułu niezdolności bądź utraty pracy. Potwierdzają one czas trwania niezdolności i określają ich wysokość. Pod pojęciem świadczeń rozumiemy:

• Insolvenzgeld,
• zasiłek dla bezrobotnych, tzw. Arbeitslosengeld,
• zasiłek chorobowy, tzw. Krankengeld,
• ekwiwalent/odszkodowanie za niewykorzystany urlop z Soka-Bau,
• świadczenie wychowawcze Elterngeld.

W przypadku otrzymania powyższych świadczeń do rozliczenia konieczne będą stosowne dokumenty. Będą to zaświadczenia i decyzje informujące o wysokości pobranych kwot. Kasa urlopowa Soka-Bau powinna wydać Lohnsteuerbescheinigung.

Renciści i emeryci pobierający świadczenia z Niemiec powinni dostarczyć dokumenty potwierdzające wysokość rent i emerytur. Niezbędna wówczas będzie decyzja (tzw. Rentenbescheid) lub tzw. Rentenanpassung. Na naszym blogu można przeczytać więcej o wspomnianym Rentenanpassung i rozliczeniu emerytury z Niemiec.

Dokumenty przedstawiające osiągnięte dochody i świadczenia to jedna strona medalu. Równie istotną kwestią są koszty. O jakie konkretnie koszty chodzi? O tym dowiesz się nieco niżej.

Podatnicy, którzy rozliczali się wcześniej, powinni przedłożyć ostatnią decyzję o przyznaniu zwrotu za rok wcześniejszy. Dokument ten nazywa się Steuerbescheid. Do czego potrzebna będzie stara decyzja? Wspomnianej decyzji oczywiście nie ma sensu wysyłać do urzędu. Będzie ona potrzebna nam, żebyśmy mogli przeanalizować, jak urząd odniósł się do kosztów. Pozwoli to na odpowiednie przygotowanie się do ewentualnych zapytań urzędu. Na decyzji znajduje się również numer podatkowy tzw. Steuernummer, który powinien znaleźć się w zeznaniu.

Steuerbescheid będzie potrzebny, jeżeli chciałbyś rozliczenie zlecić nam. Wówczas powinieneś także dołączyć:

• nasze formularze, czyli wypełniony kwestionariusz zleceniodawcy,
• druk umowy zlecenia. 

Dzięki jakim kosztom uzyskam zwrot podatku z Niemiec?

Bez wątpienia, koszty ujęte w zeznaniu podatkowym wpływają na efektywność rozliczenia. Tak jak w przypadku otrzymanych świadczeń koszty, które odpisujemy w zeznaniu, powinny być potwierdzone odpowiednimi dokumentami. Jednak w sytuacji, gdy nie masz żadnych potwierdzeń również możesz je odpisać. Zależy to przede wszystkim od ich wysokości. Analogicznie rzecz ujmując, im są one wyższe, tym dokładniej będzie chciał je sprawdzić właściwy Finanzamt. 

Zazwyczaj najbardziej optymalnymi kosztami, jakie można ująć z deklaracji podatkowej są tzw. koszty podwójnego gospodarstwa. O podwójnym gospodarstwie mówimy wtedy, gdy osoba mieszkająca w Polsce utrzymuje sama swój dom lub mieszkanie. Pod pojęciem utrzymania rozumiemy opłacanie bieżących rachunków jak np. czynsz, media. W gospodarstwie tym, mimo naszej nieobecności, powinno toczyć się życie. Krótko mówiąc – powinna tam żyć nasza rodzina – żona, dzieci. Powstałe koszty uznaje się tylko ze względu na przynależność do grupy, powiązania rodzinne, religijne, itp. W związku z tym trudniej jest niewątpliwie osobom stanu wolnego (np. kawalerom). Powroty do domu rodzinnego mogą być traktowane przez urząd jako prywatna podróż. Urząd może nie rozpatrywać tego jako konieczność, a raczej jako własne widzimisię. 

Ważnym jest, aby udokumentować fakt posiadania dwóch miejsc zamieszkania, zarówno w Polsce jak i w Niemczech. Kluczową rolę będzie odgrywać tu fakt utrzymywania mieszkania w Niemczech z powodu zatrudnienia. Doppelte Haushaltsführung możemy odpisać w zeznaniu, gdy udokumentujemy poniesione koszty związane z pobytem w Niemczech. W tym celu należy przechowywać paragony, faktury, umowy, po to, aby móc udowodnić powyższy fakt. 

Dodatkowym kryterium jest fakt, iż należy odbyć przynajmniej 6 podróży do domu. W przeciwnym razie może to zostać zakwestionowane.

• Jeżeli podróże do domu odbywają się samochodem prywatnym należy udowodnić, iż odbywały się one w rzeczywistości. Najlepszym dowodem na to będzie przebieg pojazdu.
• Jeżeli podróże odbywały się za pomocą publicznych środków transportu, wówczas należy przedstawić potwierdzenia w formie biletów.

W tym miejscu zapewne nasuwa się pytanie, jakie koszty w takim razie można odliczyć w zeznaniu? Otóż w zeznaniu podatkowym mogą zostać ujęte następujące koszty:

• opłaty za wynajem mieszkania/pokoju
• koszty dodatkowe: woda, prąd, gaz, opłata za abonament itp.
• ubezpieczenie drugiego mieszkania
• niezbędne umeblowanie drugiego mieszkania
• koszty podróży między pierwszym a drugim mieszkaniem
• koszty rozmów telefonicznych między pierwszym a drugim miejscem zamieszkania
• koszty przeprowadzki

Więcej informacji odnośnie Doppelte Haushaltsführung znajdą Państwo na naszym blogu.

Ponadto w zeznaniu podatkowym można również odpisać:

• koszty leczenia (dentysta, okulista, ortopeda itp.)
• koszty zakupu konserwacji ubrań roboczych
• koszty kursów i szkoleń związanych z wykonywanym zawodem (kursy językowe, egzaminy prawa jazdy, szkolenia specjalizacyjne itd.)

Pracownicy oddelegowani będą mogli odliczyć diety.  Koszty związane z oddelegowaniem opisujemy w dalszej części tekstu. 

Rodzice dodatkowo odliczą wydatki związane z opieką i wychowaniem dzieci. Więcej na ten temat można znaleźć tutaj. 

Czy zwykłe paragony za paliwo z Niemiec i Polski wystarczą jako dowody potwierdzające koszty?

Powróćmy jeszcze do kosztów podwójnego gospodarstwa. Ponieważ jak pisaliśmy z uwagi na ich efektywność będą ona bardzo dokładnie weryfikowane. Większość niemieckich urzędów nie uznaje paragonów jako wiarygodny dowód.  Dlatego najlepiej dostarczyć faktury za paliwo lub dokonywać płatności kartą i dostarczyć wydruk/skan historii konta.

Jeśli dojazdy były pokonywane własnym samochodem, najlepiej dołączyć również kopię/skan dowodu rejestracyjnego pojazdu. Dodatkowo można dołączyć potwierdzenie przeglądu technicznego pojazdu, który ma udowodnić przebieg pojazdu w rozliczanym roku.

A co będzie, jeżeli koszty podwójnego gospodarstwa pokrywał pracodawca?

Jeśli nie ponosiliśmy kosztów podwójnego gospodarstwa, nie możemy ich odliczyć. Dzieje się tak, gdy pracodawca udostępniał nam samochód firmowy i pokrywał w całości koszty podróży.

W jaki sposób powstają koszty z tytułu pracy poza zakładem pracy?

Podróże służbowe lub delegacje powodują powstawanie dodatkowych kosztów. Mogą one być ujęte w zeznaniu. Koszty te częściowo lub w całości mogą zostać pokryte przez pracodawcę. 

Przy delegacjach w Niemczech diety kształtują się następująco:

• 28,00 € - przy nieobecności powyżej 24h 
• 14,00 € - przy nieobecności powyżej 8h, ale mniej niż 24h
• 14,00 € - za dni przyjazdu i odjazdu

Powinno się skrupulatnie prowadzić dzienniki, w których ujęte będą godziny pracy. Dieta wypłacana przez pracodawcę nie powinna być wyższa od faktycznego stanu rzeczy. Konkretnie chodzi o ilości godzin, które przebywaliśmy poza „zakładem pracy”. Pod tym pojęciem mamy na myśli delegacje.

Jeżeli natomiast diety, które wypłacił pracodawca są niższe, różnicę można wpisać jako dodatkowy koszt. Będzie on uwzględniony jako ulga podatkowa.

Ile wyniosła w 2020 roku kwota wolna od podatku?

Niemcy znani są z tego, że mają dość rozbudowane prawo podatkowe. Kraj ten daje swoim podatnikom wiele możliwości odpisów i ulg podatkowych. Jednak przygotowując się do rozliczenia wato wiedzieć, czy koszty w ogóle będą potrzebne. Czy zwrot podatku z Niemiec uda się uzyskać mimo ich braku. Kwota wolna od podatku jest stosunkowo wysoka i w roku 2020 wyniosła 9,408€. Jak zostało już wyżej wspomniane, rozliczenie w Niemczech można także wykonać wspólnie z małżonkiem. W takim wypadku, wspólna kwota zwolniona z podatku to już 18.816€. Względem 2019 kwota wzrosła o 240€. Zatem, można już zarobić wspólnie z małżonkiem 18.816€ i nie zapłacić podatku. W złotówkach to będzie około 84.672 PLN. Dzieląc wspomnianą kwotę na 12 miesięcy i na 2 osoby otrzymujemy 3.528 PLN. Tyle miesięcznie brutto można zarobić w Niemczech, aby nie zapłacić ani grosza podatku. W Polsce przy takiej kwocie pojawi się już spory podatek dochodowy. Oczywiście zaliczka na podatek będzie potrącona, ale po rozliczeniu w roku 2021 będzie można ją odzyskać. Wiele osób uważa, że rozliczenie dochodów z Niemiec jest o wiele lepsze niż w Polsce. Ciężko się z tym nie zgodzić. Dodatkowo co roku rośnie kwota wolna od podatku. Mimo tego, przychody w niemieckim budżecie z tytułu podatków są coraz wyższe.

Czy jednak osoby, które nie przekroczyły kwoty wolnej od podatku zawsze otrzymają cały zapłacony podatek? Niestety nie. Wszystko będzie zależało od wysokości dochodów uzyskanych poza Niemcami oraz od wysokości otrzymanych świadczeń. Dochody z Polski oczywiście nie mogą być opodatkowane w Niemczech. Wpływają one jednak na stopę podatkową dochodów uzyskanych w Niemczech.

Jak uzyskać zwrot podatku z Niemiec wyższy niż 100%?

Wykonując rozliczenie podatku z Niemiec maksymalnie można odzyskać 100% zapłaconego podatku. Wyjątkiem są naliczane przez urząd odsetki. Sytuacja ma miejsce wtedy, gdy wystawienie decyzji podatkowej, tzw. Steuerbescheid, następuje w momencie, kiedy od pierwszego dnia - w którym można złożyć zeznanie - minie 15 miesięcy. Odsetki naliczane są począwszy od 16. miesiąca. Zeznanie podatkowe za rok 2019 można było rozliczać od 01.01.2020. Od kwietnia 2021 roku (czyli od 16. miesiąca) do dziś otrzymamy od urzędu ustawowe odsetki. Dzięki temu każdy zadowoli się tym, jakie dostanie dochody z Niemiec. 

Wspominając o odsetkach warto mieć na uwadze, że nie zawsze będą to odsetki na plus. W sytuacji, kiedy podatnik spóźni się z rozliczeniem urząd także naliczy odsetki.  W tym wypadku jednak będą to odsetki do zapłaty.

Jaki jest czas oczekiwania na zwrot podatku z Niemiec?

Na zwrot podatku z Niemiec czeka się od dwóch tygodni do 6 miesięcy. Czas wypłaty jest zależny od tego, jak szybko zeznanie podatkowe zostanie rozpatrzone przez niemiecki urząd skarbowy. Należy pamiętać, że każdy urząd pracuje inaczej. Dlatego też nie można porównywać pracy urzędów. Nasze biuro może wystosować zapytanie o stan opracowania zeznania. Takie pismo możemy napisać w sytuacji, gdy decyzja nie przyszła do 4 miesięcy od wysłania dokumentów. Często dzieje się tak, że najpierw wpływa zwrot podatku, a dopiero później przychodzi decyzja.

Dokładniej o tym, od czego zależy czas rozliczenia podatku z Niemiec przeczytasz na naszym blogu.

Na koniec warto wspomnieć, że w przypadku otrzymania decyzji podatkowej warto ją dokładnie sprawdzić. Urzędnicy to także ludzie, którzy mogą popełniać błędy. Należałoby także zobaczyć, czy nie zostały odrzucone koszty i ulgi ujęte w zeznaniu. Jeżeli tak trzeba będzie sprawdzić, czy możliwe i zasadne będzie odwołanie. Statystyki pokazują, że większość odwołań zostaje uznanych. Na co więc zwrócić uwagę otrzymując decyzję z Niemiec. O tym już przeczytasz w innym naszym tekście.