Na co zwrócić uwagę otrzymując decyzję podatkową po rozliczeniu podatku z Niemiec?

Jak należy postępować z otrzymaną decyzją podatkową?

Poniżej wymieniamy 4 kroki postępowania z otrzymaną z decyzją podatkową:

Krok 1. Sprawdzamy wyliczoną kwotę zwrotu podatku, ewentualnie niedopłaty.
Na pierwszej stronie decyzji znajduje się „tabela”, w której można doszukać się informacji między innymi o:

• wysokości zatrzymanych przez urząd kwot:
  • podatku dochodowego (Einkommensteuer),
  • dodatku solidarnościowego (Solidaritätszuschlag),
  • podatku kościelnego (Kirchensteuer),
• zapłaconych zaliczkach podatkowych,
• należnym zwrocie podatku, jego braku lub konieczności dopłaty podatku do urzędu.

Wyżej wspomniana tabela znajduje się mniej więcej na środku pierwszej strony.

Krok 2. Sprawdzamy numer rachunku bankowego, na jaki ma zostać przelany zwrot.

Zazwyczaj tuż pod wspomnianą tabelą znajduje się numer konta, na który zostanie przelany naliczony zwrot podatku. Pomyłka jest mało prawdopodobna, ale może do niej dojść. Dzieje się tak, zwłaszcza wtedy, gdy rozliczamy się któryś raz z kolei i zmieniliśmy konto. Po podaniu nowego konta w zeznaniu radzimy sprawdzić, czy aby urzędnik nie przeoczył zmiany naszych danych.

Wskazówka

Co, jeśli z decyzji wynika, że przyznano nam zwrot, a podana kwota nie wpłynęła na konto?

Oprócz poprawności danych bankowych radzimy zadbać o to, by urząd wiedział, kto jest właścicielem konta. 

W przypadku, gdy podatnik nie jest właścicielem konta, to do zeznania należy dołączyć dodatkowy dokument. Podpisuje go podatnik oraz właściciel konta, na które chcemy, by przelano zwrot.

Najlepiej wysłać go od razu wraz z wysyłką zeznania podatkowe do urzędu.

Krok 3. Sprawdzamy dane podane do obliczenia podatku oraz uzasadnienie wydanej decyzji.

Pod danymi bankowymi znajduje się tzw. Besteuerungsgrundlage zur Steuerfestsetzung 20xx.
To lista przedstawiająca wyliczenie podatku. Zaczyna się od dochodów, a kończy na kwocie podlegającej opodatkowaniu. Czasami kończy ją obliczony dodatek solidarnościowy. Te dane należy porównać z danymi podanymi w zeznaniu podatkowym.

Przeczytanie uzasadnienia decyzji na samym początku powinno ułatwić nam cały proces jej rozumienia. Kryje się ono pod hasłem "Erläuterungen". Znajdziemy tam informację, co zostało zakwestionowane przez urząd w złożonym zeznaniu podatkowym i dlaczego.
Reasumując, to tu dowiemy się, czemu otrzymany zwrot podatku może być niższy od wyliczonego.

Jeśli już mamy świadomość, co podważył urząd, warto pomyśleć o odwołaniu.
O odwołaniu opowiemy w dalszej części tekstu. 

Krok 4. Sprawdźmy numer podatkowy.

Na samej górze pierwszej strony decyzji znajduje się numer podatkowy, czyli tzw. Steuernummer. Może się on zmieniać na przykład w sytuacji zmiany właściwego dla podatnika urzędu. Wspomniany numer należy sprawdzić, porównując z numerem na decyzji z poprzedniego roku. Jeżeli w międzyczasie zmienił się urząd skarbowy, to numer będzie inny. Jeśli jednak okaże się, że jest on błędny, należy niezwłocznie poinformować o tym niemiecki urząd skarbowy.
Ten na pozór nieistotny błąd czasem jednak niesie nieprzyjemne konsekwencje. Może prowadzić do wezwań urzędu do złożenia zeznania podatkowego, mimo że zostało ono już rozpatrzone. Brak reakcji na wezwanie nie powinno skutkować karą finansową. Natomiast nie unikniemy wyjaśnień urzędowi dotyczących tej sprawy.

Przyjrzyjmy się pozostałym istotnym częściom otrzymanej decyzji po rozliczeniu podatku z Niemiec. 

Numery identyfikacyjne

Na pierwszej stronie decyzji podatkowej w prawym rogu można znaleźć:

• Identifikationsnummer, czyli numer identyfikacji podatkowej — odpowiednik numeru PESEL w Polsce. Mieści się pod nazwą urzędu skarbowego – Finanzamt. Dzięki niemu urzędy (jak np. Finanzamt, Familienkasse) identyfikują daną osobę. Pozwala on legitymować się w kontakcie z wszystkimi urzędami. Jeżeli IDNr. został dopiero nadany, warto przedłożyć go pracodawcy. Jeżeli składaliśmy wniosek na Kindergeld (świadczenie rodzinne z Niemiec) warto również podać go w Familienkasse. W pewnych okolicznościach (np. w przypadku braku meldunku) niniejszy numer nie zostanie wymieniony na decyzji. Będzie to oznaczało, że nie został nadany. Rzadko, ale zdarza się, że wspomniany numer może odbiegać od już posiadanego. Jeżeli podatnik zorientuje się, że posiada dwa numery identyfikacji podatkowej, musi to bezwzględnie zgłosić do urzędu. W takiej sytuacji zalecamy kontakt z naszym biurem, chętnie pomożemy w rozwiązaniu tej kwestii. Wspomniany wyżej jedenastocyfrowy numer nadawany jest raz na całe życie i jego zmiana nie jest możliwa. W rozliczeniu wspólnym z małżonką pierwszy z kolei numer widnieje jako IdNr. Ehemann. 
• IdNr. Ehefrau, czyli numer identyfikacji podatkowej małżonki.
  Wymienia się go, jeżeli zeznanie podatkowe zostało rozliczone wspólnie z małżonką.
  Nie trzeba być zatrudnionym ani zameldowanym w Niemczech, by uzyskać wspomniany numer. Wystarczy, że współmałżonek spełnia powyższy warunek. Jeżeli Identifikationsummer był nadany wcześniej, analogicznie jak wyżej, należy sprawdzić jego prawidłowość. Jeżeli współmałżonek dopiero co otrzymał ten numer, również należy poinformować o tym Familienkasse. Wspominany numer może, ale nie musi być nadany, gdy rozliczenie było wspólne. 

Data wydania decyzji

W prawym górnym rogu znajdziemy datę wystawienia decyzji. Dlaczego warto zwrócić na nią uwagę? Pozwoli ona określić maksymalny czas na odwołanie od tej decyzji, jeśli będzie niezgodna z oczekiwaniami. Dotyczy to również sytuacji, gdy decyzja będzie zawierała błędy. W zależności od adresu odbiorcy czas na odwołanie może on wynieść:

• 1 miesiąc i 3 dni na dostarczenie decyzji — gdy decyzję otrzymujemy na adres niemiecki,
• 1 miesiąc i 30 dni na dostarczenie decyzji — gdy decyzję otrzymujemy na adres zagraniczny. Zatem otrzymując decyzję na adres w Polsce, obowiązuje nas ten okres na odwołanie. 

Co z przyznanym zwrotem po rozliczeniu podatku z Niemiec?

Informacji o tym, czy otrzymaliśmy zwrot, należy szukać zazwyczaj na pierwszej stronie decyzji. 

Tabela na pierwszej stronie wyszczególnia zapłacony podatek. Oprócz tego doszukamy się tam informacji o łącznej kwocie przyznanego podatku. Pod tabelą znajdziemy zdanie z kwotą i numerem rachunku bankowego, na jaki wspomniana kwota będzie przelana. Należy zwrócić uwagę na podany numer, gdyż czasem zdarzają się nieścisłości. Wtedy należy jak najszybciej zgłosić ten fakt do urzędu.

Uwaga, w przypadku niektórych urzędów pod tabelą nie znajdziemy numeru rachunku bankowego podatnika. Nie należy się tym jednak przejmować.

Może zdarzyć sie tak, że mimo przyznanego zwrotu, nie pojawia się on na koncie. Jeżeli w ciągu 3 tygodni przyznany zwrot nie wpłynie na konto, zalecamy kontakt z naszym biurem.

Jak postąpić z dopłatą?

Osoba, która spodziewa się dopłaty do podatku, powinna odszukać datę, do kiedy musi zapłacić naliczony podatek. 

Jeśli decyzja przychodzi na polski adres, to termin na dokonanie wpłaty jest stosunkowo długi.
Należy jej dokonać mniej więcej po 2 miesiącach od daty wystawienia decyzji.

Często pada pytanie, na jakie konto należy wpłacić pieniądze, których domaga się urząd.
Konto lub konta urzędu znajdziemy w lewym dolnym rogu na pierwszej stronie decyzji. Widnieje tam również:

• nazwa banku,
• numer rachunku w formacie IBAN (rozpoczynający się od liter DE),
• SWIFT-code (określony tu jako BIC) - ten numer będzie niezbędny do wykonania przelewu.

W tytule przelewu należy podać swój Steuernummer, który widnieje w lewym górnym rogu decyzji. Oprócz tego trzeba zamieścić informację, czego dotyczy niniejsza płatność: wpisujemy hasło „Einkommensteurbescheid” i dany rok podatkowy.

Decyzja podatkowa, wynikająca ze złożonego zeznania podatkowego, może zawierać błędy.

Poniżej znajdują się wskazówki dotyczące decyzji, odwołań i procesu odwoławczego.

Co zrobić w przypadku wystąpienia błędów?

Co robić w sytuacji, jeżeli decyzja zawiera błędy rachunkowe / pisemne?

Jeżeli pojawią się błędy, zaleca się złożenie podania o korektę. Wtedy zaoszczędzamy czas, w którym to otrzymamy decyzję. Jednak wtedy nie mamy możliwości, by podjąć kroki prawne przeciwko decyzji wydanej przez urząd skarbowy. Takie można podjąć jedynie składając odwołanie od decyzji.

Co robić, jeżeli nie zgadzamy się z otrzymaną decyzją?

Finanzamt, czyli niemiecki urząd skarbowy, może unieważniać lub zmieniać wystawione decyzje podatkowe. Dlatego też warto odwoływać się od decyzji, w których pojawiły się błędy. Postępowanie odwoławcze jest bezpłatne. Nie należy jednak zbyt długo zwlekać z jego wystosowaniem. Jak już wcześniej wspomnieliśmy, czas na odwołanie jest określony.
Przypomnijmy, że gdy decyzję wysłano na adres na terenie Niemiec, to na odwołanie mamy 1 miesiąc. Dwa miesiące obowiązują, gdy decyzję wysłano do Polski.

W procesie odwoławczym należy podać, od której decyzji się odwołujemy. Można je wysłać faksem. To w zupełności wystarczy, aby zachować tzw. formę pisemną odwołania. W odwołaniu wystarczy zamieścić sformułowanie-"niniejszym odwołuję się od decyzji podatkowej […]”.

Decyzja podatkowa staje się prawomocna, jeśli do upływu terminu na odwołanie nie złożymy go. 

Jeśli obowiązuje miesiąc lub dwa na odwołanie, to
dlaczego napisaliśmy 1 miesiąc + 3 dni oraz 1 miesiąc + 30 dni?

Termin na odwołanie zaczyna się w dniu faktycznego otrzymania decyzji.
Nie jest łatwo wykazać, kiedy list trafił w ręce podatnika. Wtedy stosujemy uproszczone rozwiązanie. Termin liczymy po upływie trzech dni od wysłania listu przez urząd skarbowy. Datę przekazania listu można odczytać z pieczątki umieszczonej przez Finanzamt.
Jeśli mijają wspomniane 3 dni, a przesyłka nadal nie dotarła, termin naliczamy od dnia jej otrzymania. 

Możliwość złożenia odwołania mija po miesiącu lub po dwóch. Gdy ostatni dzień na odwołanie to niedziela (święto), przesuwa się on na następny dzień roboczy.

Wskazówka
W razie wątpliwości bezpiecznie jest złożyć odwołanie od razu po otrzymaniu niesatysfakcjonującej decyzji. Uzasadnienie można dosłać osobnym pismem w późniejszym terminie.

Może zdarzyć się, że w terminie przeznaczonym na odwołanie doszło do dłuższej nieobecności.  Co zrobić, kiedy decyzja podatkowa nie została odczytana w odpowiednim czasie?
Należy złożyć odwołanie w urzędzie skarbowym i wnioskować o przedłużenie terminu. Prosimy wtedy urząd o powrót do poprzedniego stanu – Wiedereinsetzung in den vorherigen Stand. Nieobecność trzeba jednak odpowiednio uzasadnić i udowodnić.

Wskazówka
Przy niedopłacie podatku, wraz z odwołaniem, warto wnioskować o zawieszenie egzekucji/wykonania  (Aussetzung der Vollziehung). Wówczas należną kwotę podatku trzeba wyrównać dopiero po wyjaśnieniu spornych punktów (rozpatrzeniu odwołania). Przemawia za tym uniknięcie wysokich odsetek za zwłokę, gdy urząd odrzuci odwołanie.

Proces odwoławczy, decyzja po odwołaniu. Ewentualne wniesienie sprawy do sądu

Jeżeli odwołanie zostało złożone w terminie, to urząd skarbowy przystąpi do ponownego sprawdzenia zeznania. W pierwszej kolejności zbada jednak, czy podatnik w ogóle ma podstawy do jego złożenia. Urząd może przyjąć całkowicie lub częściowo uzasadnienie odwołującego. W efekcie końcowym decyzja podatkowa może być odpowiednio zmieniona.
Załóżmy, że urząd skarbowy zaakceptował odwołanie i uznał podstawy do jego złożenia. Nie gwarantuje to podatnikowi wygranej sprawy. Urząd może uznać uzasadnienie za niewystarczające. Wtedy niestety może nie zmienić swojej pierwszej decyzji.
Fiskus sprawdza zeznania zawsze w pełnym wymiarze. Dlatego trzeba liczyć się z tym, że mogą ukazać się dodatkowe błędy. W skrajnych przypadkach mogą one doprowadzić do jeszcze bardziej niekorzystnej sytuacji, a nawet dopłaty podatku. Jeżeli taki przypadek nastąpi, osoba rozpatrująca odwołanie ma wówczas obowiązek poinformowania o tym podatnika. Z kolei podatnik ma prawo wyboru, którą decyzję, „nową” czy „starą”, chce uznać za obowiązującą.
Jeżeli odwołanie nie przyniesie żadnego skutku, pozostaje jeszcze wniesienie sprawy do sądu. Decyzję o tym warto podjąć, gdy istnieją niepodważalne dowody na to, że wystawiona decyzja jest niesłuszna. Najgorszy scenariusz to:

• brak korzystniejszej decyzji podatkowej, jakiej żądano, 
• nałożone wysokie koszty procesu,
• odsetki, które wynikają z dopłaty do podatku.

Decydując się na wniosek w sądzie, warto sprawę złożyć w dobre ręce.

Najlepiej skorzystać z pomocy prawnika i doradcy podatkowego. W imieniu podatnika spróbują „wyciągnąć” z decyzji jak największe korzyści dla podatnika.

Wskazówki dodatkowe

W sytuacji, gdy małżeństwo rozliczało się wspólnie i chce się odwołać, nie musi robić tego dwutorowo. Muszą wystosować tylko jedno odwołanie. 

Oddanie zeznania podatkowego po terminie lub niekompletnie powinno się zgłosić do urzędu skarbowego. Kiedy fiskus dojdzie do tego po latach sam, podatnika czeka konieczność tłumaczenia się. Co gorsze, ciężko będzie uniknąć wysokich kar finansowych za zwłokę.

Więcej ciekawostek związanych z odwołaniem można znaleźć na naszym blogu w tekście "Odwołanie się opłaca". Zachęcamy do lektury.